# Hướng dẫn cho người tổ chức lớp

Dành cho nhân sự, trưởng bộ phận, hoặc người được giao triển khai khoá học này cho một phòng hoặc cả
công ty. Khoá học viết trung lập, dùng được với bất kỳ công cụ AI nào công ty bạn chọn (ChatGPT,
Claude, Gemini, Copilot, hay một trợ lý AI nội bộ). Trong tài liệu này, chỗ nào nói "công cụ AI của
bạn" là chỉ công cụ mà công ty bạn đã chọn để triển khai.

Tài liệu này không dạy lại nội dung. Nó nói về **cách tổ chức** để người học thật sự dùng được sau
khoá, thay vì nghe một buổi rồi quên.

## Điều quan trọng nhất, nói trước

Thất bại phổ biến nhất của các chương trình đào tạo AI trong doanh nghiệp không phải vì nội dung dở.
Nó là thế này:

> Tổ chức một buổi 3 giờ cho 30 người, ai cũng thấy hào hứng, hai tuần sau còn 4 người dùng.

Nguyên nhân: người học ra khỏi buổi học mà **không có thứ gì dùng được ngay cho công việc thật của
họ**. Không có kho tri thức của phòng, không có kỹ năng sẵn, không có ai để hỏi khi vướng.

Cả tài liệu này là để bạn tránh đúng chuyện đó.

## Chọn công cụ trước khi mở lớp

Trước khi chuẩn bị lớp, chốt xem cả phòng sẽ dùng công cụ AI nào. Điều này quyết định phần lớn các bước
chuẩn bị bên dưới. Vài lưu ý khi chọn:

- **Loại có kết nối hệ thống công ty** (đọc email, cập nhật việc, học từ nguồn nội bộ) làm được nhiều
  hơn hẳn cho công việc thật, nhưng cần quản trị viên cấu hình và thường chỉ dùng trong mạng nội bộ
  hoặc qua VPN.
- **Chatbot đám mây thông thường** dễ bắt đầu, nhưng phần lớn không đọc được email hay hệ thống của
  công ty; người học sẽ phải tự dán nội dung vào.
- Có thể phối hợp: một công cụ chính có kết nối cho việc hằng ngày, và một công cụ độc lập thứ hai làm
  người phản biện (xem [bài 20](../20-chon-va-doi-cong-cu/README.md)).

Nếu công ty chưa chốt được một công cụ duy nhất, vẫn dạy được: khoá học trung lập, chỉ cần thống nhất
với người học tên gọi các khu vực trong công cụ họ dùng.

## Chuẩn bị trước khi mở lớp

Danh sách này phải xong **trước** buổi đầu tiên. Nếu thiếu, hoãn lớp lại.

| Việc | Vì sao bắt buộc | Ai làm |
| --- | --- | --- |
| Mọi người có tài khoản, đăng nhập được (kể cả VPN nếu công cụ chạy nội bộ) | Một người không đăng nhập được sẽ mất cả buổi đầu | Quản trị viên |
| Nếu công cụ có kết nối: đã nối các hệ thống phòng dùng (email, trình nhắn tin, trình quản lý công việc) | Một phần nội dung khoá học phụ thuộc việc này | Quản trị viên và từng người |
| Kiểm bộ chọn mô hình: có những mô hình nào, mô hình mạnh có bật cho tài khoản không | Để không mất thời gian giải thích trong lớp | Quản trị viên |
| Kiểm chức năng tác vụ định kỳ chạy được thật (nếu công cụ có) | Đây là chỗ hay hỏng âm thầm nhất, xem mục riêng bên dưới | Quản trị viên |
| Có ít nhất **một kho tri thức của phòng** với tài liệu thật | Để bài 07 làm được ngay trong lớp | 1 người tiên phong |
| Có ít nhất **một kỹ năng dùng chung** | Để người học thấy giá trị ngay ngày đầu | 1 người tiên phong |
| Chọn 2 tới 3 **người tiên phong** đã học trước một tháng | Xem mục "Mô hình hai giai đoạn" | Bạn |
| Xác định người phụ trách hỗ trợ trong phòng | Người học phải biết hỏi ai | Bạn |

### Kiểm tác vụ định kỳ chạy được (quan trọng)

Nếu công cụ của bạn có tính năng tác vụ định kỳ, hãy tự tay kiểm trước khi dạy bài 15. Nếu chức năng
này hỏng ở môi trường của công ty, cả lớp sẽ đặt tác vụ và không ai nhận được gì, và bạn mất niềm tin
của họ.

Cách kiểm:
1. Tạo một tác vụ định kỳ vô hại (gửi tin nhắn thử cho chính bạn).
2. Bấm nút chạy ngay, kiểm tin nhắn có tới.
3. Đợi tới thời điểm chạy theo lịch đầu tiên, kiểm lại. Đây là bước quan trọng, vì chạy tay và chạy
   theo lịch đi hai đường khác nhau.
4. Kiểm mốc "chạy gần nhất" có cập nhật.

Nếu bước 3 không chạy, đưa cho quản trị viên hệ thống ba thông tin: tên tác vụ và lịch của nó, mốc
"chạy gần nhất" trống hay có, và chạy ngay có ra kết quả hay không.

## Mô hình hai giai đoạn

Đây là mô hình cho tỷ lệ dùng thật cao nhất.

**Giai đoạn 1: hai tới ba người tiên phong, một tháng.**

Chọn người theo ba tiêu chí:
- Làm một việc lặp lại nhiều và rõ ràng (dễ thấy kết quả)
- Có uy tín trong phòng (người khác tin họ)
- **Không** cần giỏi công nghệ. Ngược lại càng tốt: nếu một người không giỏi máy tính làm được, cả
  phòng tin là mình làm được.

Trong một tháng, họ học hết khoá và tạo ra:
- Một kho tri thức của phòng, có tài liệu thật
- Hai tới ba kỹ năng cho các việc lặp lại của phòng
- Một playbook (mẫu ở [bài 21](../21-do-luong-va-nhan-rong/README.md))
- Số đo thật: trước bao nhiêu phút, sau bao nhiêu phút

**Giai đoạn 2: mở rộng cho cả phòng, 6 tuần.**

Lúc này người mới vào có sẵn kho tri thức, sẵn kỹ năng, sẵn playbook, và có hai người trong phòng để
hỏi. Đây là khác biệt giữa 15% dùng thật và 70% dùng thật.

## Lịch 6 tuần cho giai đoạn 2

Mỗi tuần: một buổi 90 phút cùng nhau, cộng khoảng 2 giờ người học tự làm.

| Tuần | Bài | Buổi 90 phút gồm | Bài tập về nhà |
| --- | --- | --- | --- |
| **1** | 00, 01, 02 | 20 phút: mọi người đăng nhập, đổi tiếng Việt, đặt múi giờ, viết hồ sơ cá nhân. 30 phút: mỗi người chấm điểm 5 việc của mình theo bảng bài 01, chia sẻ với nhóm. 30 phút: đi một vòng các khu vực chính của công cụ. 10 phút: giao bài tập | Mỗi người giao một việc thật, ghi lại kết quả |
| **2** | 03, 04 | 20 phút: xem lại bài tập tuần 1, chỉ ra yêu cầu nào tệ và vì sao. 40 phút: **thực hành viết lại yêu cầu**, làm theo cặp, người này đọc yêu cầu của người kia. 30 phút: viết bản giao việc mẫu cho việc thật | Chạy bản giao việc mẫu 3 lần, đo phút |
| **3** | 05, 07 | 15 phút: xem lại số đo. 60 phút: **cả phòng cùng dựng kho tri thức**, mỗi người góp tài liệu, mỗi người viết 5 câu hỏi biết đáp án và kiểm. 15 phút: bàn xem kho còn thiếu tài liệu gì | Bổ sung tài liệu còn thiếu, kiểm lại |
| **4** | 08, 09 | 20 phút: dọn bộ nhớ cùng nhau. 60 phút: **mỗi người đóng một kỹ năng** từ việc mình làm tốt nhất, rồi đổi chéo cho người khác thử. 10 phút: chọn kỹ năng nào phát cho cả phòng | Hoàn thiện kỹ năng, kiểm nó được agent tự chọn dùng |
| **5** | 10, 11, 17 | 30 phút: làm sản phẩm thật (Word, slide) đúng chuẩn tiếng Việt. 40 phút: **thực hành bắt lỗi**, mỗi người tìm cho được một lỗi trong sản phẩm của mình và nói nó thuộc dạng nào. 20 phút: cả phòng viết danh sách kiểm chung | Áp danh sách kiểm cho 3 sản phẩm thật |
| **6** | 12, 13, 15, 18 | 20 phút: bảng phân loại dữ liệu của phòng (bài 18). 30 phút: mỗi người đặt một tác vụ định kỳ và **kiểm nó chạy thật** (nếu công cụ có; nếu không, làm phần thay thế ở bài 15). 20 phút: nối hộp thư vào bảng nhiệm vụ. 20 phút: chốt playbook và số đo của phòng | Dự án tốt nghiệp (bài 22) |

Các bài 14, 16, 19, 20, 21 để người học tự đọc theo nhu cầu, hoặc tổ chức thành các buổi chuyên đề
riêng cho ai cần.

**Nếu bạn chỉ có 3 tuần:** gộp thành tuần 1 (bài 00 tới 04), tuần 2 (bài 07, 08, 09), tuần 3 (bài 10,
17, 18). Ba tuần này là phần không được cắt.

**Nếu bạn chỉ có một buổi 3 giờ:** đừng dạy lướt 22 bài. Dạy đúng bốn thứ: viết yêu cầu (bài 03), giao
việc kèm định nghĩa hoàn thành (bài 04), dùng kho tri thức của phòng đã dựng sẵn (bài 07), và kiểm
chứng (bài 17). Rồi phát tài liệu để họ tự học phần còn lại.

## Nguyên tắc điều hành buổi học

**1. Không dạy lý thuyết quá 20 phút liên tục.** Người học chỉ nhớ những gì họ tự gõ. Tỷ lệ nên là
30% nói, 70% làm.

**2. Bắt mọi người dùng việc thật của mình từ phút đầu.** Cấm dùng ví dụ giả. Người dùng ví dụ giả sẽ
không mang gì về được.

**3. Làm theo cặp ở các buổi về viết yêu cầu.** Người A đọc yêu cầu của người B và nói ra chỗ nào mơ
hồ. Cách này hiệu quả hơn bạn giảng.

**4. Cho họ thấy thất bại, đừng chỉ cho thấy thành công.** Buổi nào cũng nên có một lần agent làm dở,
và bạn giải thích vì sao. Người học tin bạn hơn nhiều khi bạn không bán hàng.

**5. Kết mỗi buổi bằng một con số.** "Việc này trước mất bao nhiêu phút, hôm nay mất bao nhiêu phút."
Con số làm người ta quay lại tuần sau.

**6. Đừng để ai kết thúc buổi mà không có gì chạy được.** Nếu ai vướng, ngồi lại 10 phút với họ. Người
ra khỏi buổi học với tay trắng sẽ không dùng nữa.

**7. Đừng để công cụ trở thành cuộc tranh cãi thương hiệu.** Nếu người học hỏi "công cụ nào tốt nhất",
kéo về năng lực và việc thật, đừng để lớp thành một buổi so sánh sản phẩm.

## Các câu hỏi khó bạn sẽ bị hỏi

**"AI có thay thế công việc của tôi không?"**
Trả lời thật: nó thay thế **những phần lặp lại** của công việc, không thay thế phần cần phán quyết,
quan hệ, và trách nhiệm. Trong khoá này, mọi bài đều nói rõ việc nào không giao cho AI, và bài 22 bắt
người học tự viết ra hai việc họ **không** giao. Người kiểm soát được công cụ thì giá trị tăng, không
giảm. Đừng hứa hẹn quá, cũng đừng né câu hỏi.

**"Dữ liệu của tôi có bị đưa ra ngoài không?"**
Đưa họ vào phần bảo mật & dữ liệu của công cụ để xem thiết lập thật của công ty. Rồi dạy bài 18 nghiêm
túc: ba mức dữ liệu, và khác biệt giữa hệ thống nội bộ và công cụ bên ngoài. Đây là câu hỏi đúng và
người hỏi nó thường là người sẽ dùng công cụ có trách nhiệm nhất.

**"Nó nói sai một lần rồi, tôi không tin nữa."**
Đây là phản ứng hợp lý, đừng bác. Hãy dạy bài 17 cho người đó trước các bài khác, và cùng họ mổ đúng
trường hợp đã sai: nó thuộc dạng nào trong 6 dạng, và câu nào chặn được nó. Người từng bị sai một lần
mà học kiểm chứng thường thành người dùng giỏi nhất.

**"Tôi không có thời gian học."**
Đưa con số của người tiên phong: tiết kiệm bao nhiêu giờ mỗi tháng. Rồi đề nghị họ chỉ làm bài 03, 04
và một kỹ năng cho một việc, tổng 3 giờ. Đừng bắt học hết ngay.

**"Sao tôi không được dùng mô hình mạnh / mô hình X?"**
Đó thường là cấu hình của quản trị viên, hoặc gói tài khoản không bao gồm mô hình đó. Giải thích rằng
mô hình mặc định đã đủ cho gần như mọi việc, và ghi nhận yêu cầu để xử lý sau buổi học.

**"Sao công ty không dùng công cụ Y mà tôi hay dùng ở nhà?"**
Giải thích lựa chọn theo tiêu chí thật: kết nối được hệ thống công ty, chính sách dữ liệu, chi phí. Ghi
nhận ý kiến. Nhấn mạnh rằng kỹ năng học được (viết yêu cầu, giao việc, kiểm chứng, đóng kỹ năng) chuyển
được sang mọi công cụ, nên họ không mất gì khi học trên công cụ công ty chọn.

## Sau khoá học: giữ cho nó không rơi rụng

Ba việc cần có người phụ trách, không thì sau ba tháng mọi thứ lệch dần:

| Việc | Tần suất | Ai |
| --- | --- | --- |
| Xét duyệt đề xuất cải tiến kỹ năng dùng chung | Hằng tuần | Người phụ trách từng kỹ năng |
| Dọn kho tri thức: xoá tài liệu lỗi thời, thêm mới | Hằng quý | Người phụ trách nội dung kho |
| Kiểm các tác vụ định kỳ còn chạy không | Hằng tháng | Từng người, cho tác vụ của mình |
| Cập nhật playbook | Khi có thay đổi | Bạn |

Và một buổi 60 phút mỗi tháng: mỗi người mang một việc mới họ đã đóng thành kỹ năng, kể lại cho cả
phòng. Buổi này giá trị hơn mọi buổi đào tạo bổ sung, vì nội dung đến từ chính công việc của họ.

## Cách đo thành công của chương trình

Đừng đo bằng số người tham dự, hay số token. Đo bốn thứ:

| Chỉ số | Đạt là |
| --- | --- |
| Tỷ lệ dùng thật sau 8 tuần | Trên 60% người học vẫn dùng hằng tuần |
| Số giờ tiết kiệm của cả phòng mỗi tháng | Có con số cụ thể, dựa trên đo phút, tính cả thời gian kiểm và sửa |
| Số kỹ năng dùng chung có lượt dùng thật | Xem số lượt dùng của từng kỹ năng, nếu công cụ có thống kê |
| Số sự cố dữ liệu | Bằng 0. Nếu có, đã được báo và xử lý |

Chỉ số cuối đáng chú ý: **không có sự cố nào được báo cũng có thể là dấu hiệu xấu**, nghĩa là người ta
đang che. Hãy nói rõ trong lớp rằng báo sớm thì không bị phê bình, và giữ đúng lời đó.

## Quay lại

[Trang chủ khoá học](../README.md) · [Hướng dẫn học](../STUDY_GUIDE.md) ·
[Bảng tự đánh giá](bang-tu-danh-gia.md)