Khoá học AI Agent · Bài 09

Kỹ năng: đóng gói cách làm việc của bạn

Viết cách bạn làm một loại việc thành một bản hướng dẫn, agent đọc và làm theo. Và chia được cho cả phòng — chỗ AI chuyển từ công cụ cá nhân thành tài sản của tổ chức.

Thời lượng60 phút
Học xongMột kỹ năng đủ 6 phần
Phần02 · Trang bị cho agent
02
02

Tình huống

Người giỏi nhất phòng đi nghỉ, năng lực đi theo

Trước · năng lực nằm ở một người

Chị Mai viết thư xin lỗi khách giỏi nhất. Năm người còn lại mỗi người một kiểu.

Chị nghỉ phép là phòng mất năng lực đó. Cả công ty phụ thuộc vào việc chị có đi làm hôm nay không.

Sau · năng lực thành tài sản chung

Cách viết của chị thành một kỹ năng, phát cho cả phòng.

Cả 6 người viết thư đạt mức của chị Mai, kể cả người mới vào tuần trước. Chị vẫn giỏi nhất — công ty thì không còn phụ thuộc.

03
03

Bộ nhớ · Kho tri thức · Kỹ năng

Ba chỗ chứa, phân biệt lần cuối

Bộ nhớ
Kho tri thức
Kỹ năng
Dữ kiện về bạn
Tài liệu để tra
Cách làm một loại việc
"Tôi thích văn ngắn"
Sổ tay nhân sự 80 trang
"Cách viết thư xin lỗi khách"
Một dòng, riêng của bạn
Hàng nghìn trang, chia theo vai trò
Một tới ba trang, chia theo nhóm
Agent dùng luôn luôn
Dùng khi câu hỏi cần tra tài liệu
Dùng khi việc khớp với mô tả của kỹ năng
04
04

Cách nhanh nhất

Đừng viết từ lý thuyết — đóng gói một câu trả lời thật

01

Dùng bình thường

Làm việc như mọi khi, tới khi có một câu trả lời thật sự đạt.

02

Lưu lại cách làm

Nút "lưu thành kỹ năng", hoặc tạo một trợ lý / Project rồi dán nội dung vào.

03

Đặt tên rõ ràng

Không "Kỹ năng 1". Đặt "Thư xin lỗi khách hàng, chuẩn CSKH".

04

Mở ra sửa gọn

Vào khu vực kỹ năng, viết lại cho đàng hoàng theo mẫu 6 phần.

“

Kỹ năng là cách một người giỏi trở thành năng lực của cả phòng.

— Nguyên tắc cốt lõi · Bài 09

06
06

Nội dung một kỹ năng

Một kỹ năng đàng hoàng có đủ sáu phần

01
Khi nào dùng
Cả trường hợp KHÔNG nên dùng kỹ năng này
02
Cần biết gì trước
Thông tin phải có; thiếu thì hỏi, đừng đoán
03
Các bước làm
Trình tự làm việc, đánh số rõ ràng
04
Cấu trúc và mẫu
Cấu trúc bắt buộc, kèm một bản mẫu thật dán nguyên vào
05
Quy tắc và điều cấm
Chỗ chứa kinh nghiệm của bạn — phần giá trị nhất
06
Xong nghĩa là
Các điều kiện kiểm được là đã đạt

KHI NÀO DÙNG · LÀM SAO · MẪU · ĐIỀU CẤM · ĐẠT LÀ SAO

07
07

Ô quan trọng nhất

Ô mô tả quyết định kỹ năng có được dùng không

Mô tả tệ
Mô tả tốt · có từ khoá bạn thật sự gõ
"Kỹ năng viết thư"
"Dùng khi viết thư xin lỗi, phản hồi khiếu nại. Kích hoạt với: xin lỗi khách, trả lời khiếu nại, khách phàn nàn, giải thích chậm giao hàng."
"Làm báo cáo"
"Dùng khi làm báo cáo tiến độ tuần gửi cấp trên. Kích hoạt khi nói: báo cáo tuần, cập nhật tiến độ, tình hình dự án tuần này."
"Giúp về hợp đồng"
"Dùng khi soát điều khoản hợp đồng mua bán hoặc dịch vụ trước khi trình ký. Không dùng cho hợp đồng lao động."
08
08

Từ cá nhân ra tổ chức

Chia cho cả phòng, nhưng theo đúng mức quyền

01

Được dùng · mặc định

Thành viên nhóm và các nhóm con dùng được trong chat, không sửa. Đây là mức bạn cho gần như tất cả mọi người.

02

Được sửa · một hai người

Sửa được nội dung kỹ năng. Chỉ cho người thật sự phụ trách chất lượng — một kỹ năng sai lan ra cả nhóm.

03

Giữ chế độ xét duyệt

Với kỹ năng dùng chung, tắt tự động hợp nhất. Vài phút mỗi tuần đổi lấy việc kỹ năng chung không âm thầm bị đổi.

Sau khi đóng gói

6người

cùng viết thư xin lỗi đạt mức người giỏi nhất phòng — kể cả người mới vào tuần trước. Đó là toàn bộ giá trị của kỹ năng.

10
10

Thực hành · Xong nghĩa là

Kỹ năng đạt chuẩn khi qua được sáu mốc

Kỹ năng được áp dụng khi bạn gõ một câu ngắn tự nhiên
Số chữ bạn phải gõ giảm ít nhất 70% so với yêu cầu đầy đủ
Có một bản mẫu thật trong phần "Cấu trúc và mẫu"
Ít nhất 4 dòng trong phần "Quy tắc và điều cấm"
Một đồng nghiệp dùng được và cho ra kết quả đạt
Kỹ năng dùng chung được giữ chế độ xét duyệt
11
11

Tự kiểm tra · 3 câu

Kỹ năng có thật sự được dùng

01Bạn viết kỹ năng rất công phu nhưng nó không bao giờ được áp dụng. Sửa chỗ nào trước?

Đúng: B. Agent chọn kỹ năng dựa trên mô tả. Mô tả không chứa từ ngữ bạn gõ thì kỹ năng hay tới đâu cũng nằm im trong thư viện.

02Kỹ năng được dùng nhưng kết quả vẫn chung chung. Phần nào bạn còn thiếu?

Đúng: A. Các bước thì ai cũng viết được. Bản mẫu thật và các điều cấm mới là chỗ kinh nghiệm của bạn được đóng gói.

03Bạn phát kỹ năng viết thư xin lỗi cho cả phòng. Cấu hình nào hợp lý?

Đúng: C. Một kỹ năng sai lan ra công việc của cả nhóm. Xét duyệt tốn vài phút mỗi tuần nhưng chặn được việc kỹ năng dùng chung âm thầm bị đổi.

Mang về · Bài tiếp theo

Một người giỏi, thành năng lực của cả phòng

Đi từ một ví dụ thật đã hoạt động rồi đóng gói lại. Ô mô tả quyết định kỹ năng có sống hay không. Phần quy tắc và điều cấm là chỗ kinh nghiệm của bạn được đóng gói — đừng bỏ.

Bài 10 · Word, Excel, slide, PDF, website Khoá học AI Agent cho người đi làm