Nhận về một tệp thật — mở được, đúng chuẩn tiếng Việt, đủ dấu, phông đúng — và giao được cho người khác mà không phải ngồi sửa lại định dạng.
Thời lượng45 phút
Học xongTệp gửi được ngay
Phần03 · Sản phẩm & đầu ra
02
02
Tình huống
Câu trả lời thì tốt, dán sang Word là vỡ
Lần 1 · copy từ chat sang Word
Nội dung rất tốt, nhưng phông sai, tiêu đề loạn mức, bảng vỡ, vài chỗ tiếng Việt mất dấu.
Anh Sơn mất 25 phút chỉ để sửa lại định dạng.
Lần 2 · nói rõ định dạng từ đầu
"Xuất thành tệp Word, phông Times New Roman 13, tiếng Việt đủ dấu, bảng giữ nguyên cấu trúc."
Nhận đúng tệp đó ngay. Không phải sửa gì thêm.
03
03
Yêu cầu đúng loại
Bảy loại sản phẩm, mỗi loại một câu yêu cầu
WordBáo cáo · đề xuất · công văn
ExcelDữ liệu · danh sách · tính toán
PowerPointSlide trình bày trong họp
PDFBản cuối gửi ra ngoài, không sửa
WebsiteTrang giới thiệu · tra cứu nội bộ
Trả lời trong chatMặc định · việc ngắn
ẢnhMinh hoạ, sơ đồ
Giọng đọcBản ghi âm nội dung
04
04
Nơi tệp thật xuất hiện
Khu vực sản phẩm: xem trước, tải về, thu hồi
Xem trước ngay trong trình duyệtTải xuống về máyMở ra một tab riêngChia sẻ bằng liên kếtThu hồi liên kết
Đọc kỹ trước khi bấm chia sẻ
Liên kết chia sẻ thường là công khai — ai có liên kết đều xem được, kể cả người ngoài công ty. Không dùng cho báo cáo nội bộ có số liệu, hồ sơ nhân sự, hợp đồng. Xong việc thì thu hồi liên kết.
Cái giá của việc không nói rõ
25phút
anh Sơn ngồi sửa phông, dựng lại bảng, sửa chỗ mất dấu — chỉ vì không nói định dạng. 20 giây đổi lấy chừng đó.
06
06
Chỗ hay sai nhất
Tài liệu tiếng Việt: ba yêu cầu bắt buộc
01
Tiếng Việt đủ dấu
Không bao giờ chấp nhận "Bao cao phan tich". Yêu cầu đủ dấu, mã UTF-8, phông hỗ trợ tiếng Việt — nhất là trong biểu đồ, slide, tên tệp.
02
Phông chữ đúng
Tài liệu hành chính, trang trọng (hợp đồng, đề xuất, công văn, tờ trình) quy ước Times New Roman, cỡ 13, dãn dòng 1,5.
03
Cấu trúc theo quy ước
Mở đầu, kính gửi, nội dung theo mục số hoặc La Mã, phần ký. Nếu công ty có mẫu thì dùng mẫu.
07
07
Dán vào, đổi chỗ trống
Nói rõ định dạng ngay từ yêu cầu đầu
Xuất thành tệp Word với các yêu cầu:
· Tiếng Việt đủ dấu, mã UTF-8
· Phông Times New Roman, cỡ 13, dãn dòng 1,5
· Lề: trên 2cm, dưới 2cm, trái 3cm, phải 2cm
· Tiêu đề các mục dùng số: 1., 1.1., 1.2.
· Bảng có đường viền, tiêu đề cột in đậm
· Cuối tài liệu có mục "Người lập" và "Người phê duyệt" Tên tệp:bao-cao-<chu-de>-<thang>.docx
08
08
Cách cho kết quả tốt nhất
Đưa mẫu công ty cho agent điền, đừng tả bằng lời
Bước 1
Tạo chỗ chứa mẫu
Một thư mục "Mau-tai-lieu", hoặc một kho tri thức "Biểu mẫu công ty".
"Giữ nguyên bố cục và phần ký. Chỗ chưa có thì để [chưa có], không tự bịa."
“
Tiếng Việt đủ dấu và phông đúng là yêu cầu bắt buộc, không phải tuỳ chọn.
— Nguyên tắc sản phẩm · Bài 10
10
10
Viết như người, không như máy
Dẹp dấu hiệu văn máy trước khi gửi
Dấu hiệu máy viết
Câu bạn dùng để chữa
Mở đầu vòng vo: "Trong bối cảnh hiện nay…"
"Bỏ mọi câu mở đầu chung chung, vào thẳng nội dung ở câu đầu"
Kết bằng lời hô hào rỗng
"Kết bằng một việc cần làm cụ thể, có người phụ trách và mốc thời gian"
Đầy tính từ mà không có số
"Mọi khẳng định về mức độ đều phải có số hoặc bỏ đi"
Dùng dấu gạch ngang dài giữa câu
"Không dùng dấu gạch ngang dài. Dùng phẩy, ngoặc, hai chấm, chấm"
Từ hoa mỹ sáo rỗng: "đột phá", "toàn diện"
"Không dùng từ hoa mỹ. Mỗi câu phải nói một việc cụ thể"
11
11
Thực hành · Bảng kiểm
Một tệp gửi được ngay, không phải sửa gì
Tiếng Việt đủ dấu ở mọi chỗ, kể cả trong bảng
Phông chữ đúng yêu cầu, bảng không vỡ, tiêu đề cột in đậm
Mọi con số đều có ghi nguồn lấy từ đâu
Không có câu mở đầu vòng vo, không có dấu gạch ngang dài
Tệp Excel có cột công thức tính thật, không phải số dán cứng
Đã chia sẻ và thu hồi thành công một liên kết sản phẩm
12
12
Tự kiểm tra · 3 câu
Tệp nhận về đã gửi được chưa
01Bạn đưa mẫu tờ trình của công ty và nhờ agent điền. Câu nào bắt buộc phải thêm?
Đúng: A. Nó cho bạn thấy ngay còn thiếu gì, thay vì phát hiện ra sau khi đã trình ký. Nhớ kèm câu giữ nguyên bố cục, phông chữ và phần ký.
02Báo cáo doanh thu quý vừa xuất ra. Sếp nhờ gửi cho một đồng nghiệp. Bạn làm gì?
Đúng: B. Liên kết chia sẻ sản phẩm thường là công khai: ai có liên kết cũng xem được, kể cả người ngoài công ty. Không dùng cho báo cáo có số liệu nội bộ.
03Bạn cần một tờ trình tiếng Việt trang trọng dạng Word. Yêu cầu định dạng thế nào?
Đúng: C. Times New Roman là quy ước cho tài liệu hành chính Việt Nam. Nói rõ ngay từ yêu cầu đầu tiên là 20 giây đổi lấy 25 phút sửa định dạng.
Mang về · Bài tiếp theo
Nói rõ định dạng: hai mươi giây đổi lấy hai lăm phút
Tiếng Việt đủ dấu và phông đúng là bắt buộc, tài liệu trang trọng dùng Times New Roman. Đưa mẫu công ty cho agent điền. Liên kết chia sẻ là công khai — xong việc thì thu hồi.
Bài 11 · Biểu đồ, sơ đồ và báo cáo có sốKhoá học AI Agent cho người đi làm