Khoá học AI Agent · Bài 14

Không gian: ghi chú và cơ sở dữ liệu dùng chung

Chỗ bạn và agent cùng xây và cập nhật: sổ ghi chú, bảng dữ liệu, dự án. Nó thay được những tệp Excel theo dõi rời rạc — và cần một agent có kết nối.

Thời lượng55 phút

Học xongBảng, quan hệ, chia sẻ

PhầnCông cụ nâng cao

02

Tình huống

Ba mươi khách, một tệp Excel trên máy chị

Vấn đề

Tệp nằm trên máy chị Nga

Đồng nghiệp không xem được, và agent không biết gì về nó. Mỗi lần hỏi "khách nào lâu chưa liên hệ", chị phải tự mở tệp ra dò tay.

Sau bài này

Cùng dữ liệu, trong không gian chung

Chị hỏi bằng lời, agent trả lời được, agent cập nhật sau mỗi cuộc gọi, và đồng nghiệp xem được theo quyền chị đặt.

03

Phần 1 · Gồm những gì

Không gian làm việc gồm năm khu vực

01

Sổ ghi chú

Trang văn bản, có trang con. Thay Word rời, ghi chú giấy.

02

Cơ sở dữ liệu

Bảng có kiểu cột thật. Thay cho những tệp Excel theo dõi.

03

Dự án

Gom ghi chú, bảng, người theo một việc lớn. Thay thư mục.

04

Thực thể

Người và tổ chức, có mô tả, từ khoá, liên hệ.

05

Sơ đồ

Xem toàn bộ dưới dạng đồ thị liên kết. Không gì tương ứng.

04

Không phải kho tri thức

Chỗ để tra cứu, hay chỗ cùng xây

Tiêu chí

Kho tri thức

Không gian làm việc

Dùng để

Tra cứu tài liệu có sẵn

Cùng xây và cập nhật nội dung

Sửa nội dung

Không, chỉ thêm hoặc xoá

Sửa liên tục, đó là mục đích

Ai thấy

Tài liệu bạn tải lên

Bạn, agent và đồng nghiệp theo quyền

Ví dụ

Sổ tay nhân sự 80 trang

Bảng theo dõi 30 khách hàng

“

Điểm khác mọi công cụ ghi chú: agent cũng viết vào đây.

— Không gian dùng chung · Bài 14

06

Phần 3 · Cơ sở dữ liệu

Chọn đúng kiểu cột ngay từ đầu

01

Văn bản

Chữ tự do: tên khách, ghi chú

02

Số

Con số để tính: doanh số, số lượng

03

Ngày

Mốc thời gian: ngày liên hệ gần nhất, hạn

04

Lựa chọn

Danh sách giá trị cố định: mới, đang theo, đã chốt

05

Quan hệ

Nối tới một hàng ở bảng khác

06

Công thức

Tính từ các cột khác: Số lượng × Đơn giá

TRẠNG THÁI = LỰA CHỌN · NGÀY = NGÀY · TIỀN = SỐ

07

Chỗ mạnh hơn Excel

Cột Quan hệ: chỗ Excel rời thua

Hỏi được câu Excel rời chịu thua: "khách nào chưa liên hệ hơn 45 ngày mà đang có hợp đồng còn hiệu lực?"

Giữ không gian sạch

5phút

mỗi tháng mở Sơ đồ, gắn các ghi chú lẻ vào đúng dự án. Năm phút cứu cả không gian khỏi thành bãi rác.

09

Phần 4 · Nói một câu

Một câu, hai hệ thống được cập nhật

Cập nhật: Tôi vừa gọi cho <khách>. Họ sẽ quyết trong tháng, cần thêm bản so sánh.
Bảng theo dõi: đổi hàng đó — ngày liên hệ hôm nay, trạng thái đang theo, thêm ghi chú.
Bảng nhiệm vụ: thêm việc làm bản so sánh, hạn thứ Sáu.

Với không gian dùng chung cho cả nhóm, nên tắt "Tự động ghi chú" cho tới khi bạn tin cách agent ghi.

10

Phần 6 · Chia sẻ

Chia sẻ đúng phạm vi

Nguyên tắc

Mặc định "Có thể xem". Quyền "Có thể sửa" chỉ cho người cùng chịu trách nhiệm về nội dung đó.

11

Tự kiểm tra · 3 câu

Chỗ bạn và agent cùng xây

01Lọc cột "Trạng thái" ra thiếu hàng: bảng có cả "đã chốt", "Đã chốt" và "chốt rồi". Sửa thế nào?

Đúng: C. Cột chỉ có vài giá trị cố định thì phải là Lựa chọn, không phải Văn bản. Nhờ vậy mới lọc được, đếm được, và không lệch do gõ khác nhau.

02Trong một ghi chú dài, bạn chỉ muốn sửa đúng một đoạn. Cách nhanh và an toàn nhất?

Đúng: A. Bôi đen rồi bình luận thì agent sửa đúng đoạn đó. Nhờ qua chat là lý do phổ biến khiến nó viết lại cả trang.

03Bạn muốn hỏi: khách nào chưa liên hệ hơn 45 ngày mà đang có hợp đồng hiệu lực? Cần gì?

Đúng: B. Cột Quan hệ nối một hàng ở bảng này tới các hàng ở bảng khác, nên bạn hỏi được câu bắc qua hai bảng — chỗ mà các tệp Excel rời làm rất kém.

Mang về · Bài tiếp theo

Bạn và agent cùng một bàn làm việc

Chọn kiểu cột đúng: trạng thái là Lựa chọn, ngày là Ngày, tiền là Số. Dùng cột Quan hệ để hỏi bắc qua nhiều bảng. Bôi đen và bình luận để agent sửa đúng đoạn. Mỗi tháng mở Sơ đồ, gắn ghi chú lẻ vào dự án.

Bài 15 · Lịch tác vụ: việc tự chạy mỗi ngày, mỗi tuần Khoá học AI Agent cho người đi làm